อยากประสบความสำเร็จ! ต้องอ่าน 6 วิธีการจัดลำดับความสำคัญของคนทำงาน

ถ้าคุณเป็นคนหนึ่งที่ตอนนี้กำลัง หางานใหม่อยู่ และอาจจะมีโอกาสได้งานที่ต้องการ เชื่อว่าเรื่องที่คุณกำลังคิดและกังวล คือ คุณจะสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายนี้ได้นานแค่ไหน? จะประสบความสำเร็จหรือไม่? รวมไปถึงคนที่มีงานทำอยู่แล้ว หลายๆ คนก็อาจจะคิดว่าตัวเองนั้นจะประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานเมื่อไหร่ แล้วต้องใช้เวลานานไหม? แบบนี้ลองใช้วิธีจัดลำดับความสำคัญที่ช่วยจัดการชีวิตส่วนตัวและการทำงานให้มีความสมดุลมากยิ่งขึ้น ซึ่งการจัดลำดับความสำคัญนี้มีคุณค่ามากถึงขั้นถูกยกย่องให้เป็นกุญแจแห่งความสำเร็จของคนทำงานที่ถูกแบ่งออกเป็น 4 รูปแบบ คือ

1.งานด่วน มีความสำคัญมาก คือ งานที่ต้องทำทันทีที่ได้รับมอบหมาย ต้องทำให้เสร็จตามกรอบเวลาที่ถูกกำหนดไว้ ไม่สามารถเลื่อนได้เพราะอาจสร้างปัญหาได้ งานลักษณะนี้จะต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก

2.งานไม่ด่วน แต่ก็มีความสำคัญคือ งานที่มีความสำคัญ ต้องตั้งใจทำแต่ก็ต้องใช้เวลาในการทำงานด้วยเช่นกัน จึงสามารถเก็บไว้ทำเวลาอื่นได้ เพราะมีกำหนดเวลาที่ไม่เร่งด่วน แต่ก็ควรติดหมุดเอาไว้ให้เห็นชัดเพื่อไม่ให้ลืมและไม่มาเร่งทำในวันที่ใกล้จะส่งงาน

3.งานด่วน แต่ไม่สำคัญคือ งานที่คนอื่นสามารถทำแทนได้ ไม่จำเป็นต้องให้คุณทำเพียงคนเดียวเท่านั้น สามารถฝากคนรู้จักให้ไปเดินเรื่องหรือไปทำได้อย่างไม่น่ากังวล แต่ถ้าไม่มีใครรับฝากหรือคนรับฝากไม่ว่างก็ต้องรีบมาทำด้วยตัวเองให้เสร็จ

4.งานไม่ด่วนและไม่สำคัญ – งานที่ทำในช่วงเวลาว่างได้ ทำแบบชิลล์ๆ ไม่ต้องเร่งรีบมากจนเกินไป และเป็นงานที่ไม่ได้ส่งผลกระทบกับทั้งตัวคุณและงานอื่นๆ

เมื่อคุณมองหางานใหม่แล้วได้รับงานมาตามที่ต้องการ เรื่องที่ควรทำเป็นเรื่องแรก คือ การจัดลำดับความสำคัญของงานทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายมาให้ถูกต้อง ชัดเจน และเป็นระเบียบ ให้คุณคิดและวิเคราะห์ดูว่างานแต่ละชิ้นมีความด่วนและสำคัญมากขนาดไหน โดยใช้หลักการทั้ง 4 รูปแบบที่กล่าวมาข้างต้นเป็นตัวแยกงาน ถ้าต้องการให้เห็นภาพชัดเจนก็สามารถนำกระดาษมาทำเป็นตารางและจัดให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อให้คุณได้จัดตารางงานตัวเองได้อย่างถูกต้องต่อไป

6 วิธีการจัดลำดับความสำคัญของคนทำงาน

            สำหรับคนที่หางานใหม่บางราย อาจต้องการวิธีจัดลำดับความสำคัญที่ง่ายขึ้น และสามารถประยุกต์เข้ากับงานของตัวเองได้อย่างเหมาะสม ลองมาดู 6 วิธีดังต่อไปนี้ที่อาจจะช่วยให้คนหางานใหม่ได้นำไปใช้กับงานของตัวเองในอนาคตได้ง่ายมากยิ่ง

1.จัดลำดับงานที่ต้องทำอยู่เสมอ

            ไม่ว่างานจะมาแบบไหน มาเมื่อไหร่ เป็นงานเสริมเข้ามากลางคัน หรือเป็นงานที่คุณไปรับนอกรอบมา รวมไปถึงงานบ้านของคุณเอง ก็สามารถนำมาจัดลำดับความสำคัญได้ทั้งหมด อย่าพลาดที่จะจัดลำดับความสำคัญเหล่านี้ให้เรียบร้อยทั้งหมด เพื่อให้คุณได้เห็นการเชื่อมโยงของงานและสามารถตั้งเป้าได้ชัดเจนมากขึ้นว่าควรทำงานใดก่อน-หลัง

2.ทำทุกวันอย่าขาด

            การจัดลำดับความสำคัญนี้คุณสามารถทำได้ทุกวันและทั้งวัน ด้วยการจัดตารางงานต่างๆ ลงบนบอร์ดขนาดใหญ่หรือปฏิทินที่คุณชื่นชอบ เมื่องานใดจบลงก็ให้ขีดฆ่าทิ้งไปให้เรียบร้อย การแยกงานด่วน-ไม่ด่วนและสำคัญแค่ไหน ให้ใช้เป็นปากกาสีต่างๆ ที่คุณเข้าใจได้ เพื่อทำให้การจัดลำดับความสำคัญมีความสนุกมากยิ่งขึ้น และทำให้คุณรู้สึกอยากทำทุกวันอีกด้วย

3.เวลาก็สำคัญ

            ลองดูว่าตัวคุณมีพลังงานสูงสุดที่ช่วงเวลาใด แล้วนำงานสำคัญไปไว้ที่ช่วงเวลานั้น เพื่อให้คุณได้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ แต่การใช้วิธีนี้อาจจะต้องเป็นงานสำคัญที่ไม่เร่งด่วน เพราะถ้าเป็นงานเร่งด่วนคุณอาจจะต้องทำเลยเดี๋ยวนั้น คงจะมานั่งรอเวลาที่พลังงานเต็มไม่ได้ แต่ก็ขอให้คุณทำอย่างตั้งใจเพื่อให้งานออกมาดีที่สุด

4.จัดการระบบสั่งงาน

            การจัดลำดับความสำคัญของระบบสั่งงานก็มีความสำคัญ เช่น การสั่งงานผ่านอีเมล์และการสั่งงานผ่านโปรแกรมไลน์ ถือว่าเป็นช่องทางยอดฮิตที่เหล่าเจ้านายจะสั่งงานลูกน้อง ดังนั้นคุณจึงควรไปคัดแยกอีเมล์ให้เรียบร้อย อีเมล์ไหนไม่สำคัญหรือเสร็จสิ้นแล้วให้ลบทิ้ง แต่อีเมล์ไหนสำคัญก็ติดดาวไว้หรือรีบตอบกลับให้เสร็จเรียบร้อย เพื่อให้คุณเปิดรับอีเมล์ใหม่เข้ามาอย่างไม่สับสน

5.จัดลำดับคำพูดและการสนทนา

            ถ้าคุณต้องออกไปนำเสนองานให้กับลูกค้าหรือเจ้านาย ลองจัดลำดับคำพูดที่ดูดี น่าสนใจ และดูเป็นมืออาชีพก่อนออกไป พร้อมไปด้วยบทสนทนาที่เหมาะสมกับผู้ที่ต้องออกไปพบ เพื่อให้คุณไม่พลาดในเรื่องสำคัญและข้อมูลต่างๆ ที่ลูกค้าหรือเจ้านายควรรู้ ทั้งยังทำให้คุณได้ทบทวนดูก่อนไปพูดจริงว่าคำพูดทั้งหมดดีแล้วหรือยัง

6.รู้จักเคลียร์งานไม่สำคัญ

            งานใดที่ไม่มีความสำคัญหรือคุณไม่จำเป็นต้องทำเอง ลองฝากคนอื่นเคลียร์งานเหล่านั้นให้ เพื่อที่ตัวคุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลาทำงานสำคัญอื่นๆ ตามตาราง แต่ถ้าไม่มีคนทำให้จริงๆ คุณก็สามารถนำงานนั้นไปเคลียร์ในช่วงเวลาว่างหรือเวลาที่คุณทำงานสำคัญเสร็จสิ้นไปหมดแล้ว

            สำหรับผู้ที่กำลังมองหางานใหม่ที่ทำแล้วสร้างความสำเร็จให้กับตัวคุณเอง เมื่อได้งานตามที่คุณต้องการแล้วก็อย่าลืมนำวิธีการจัดลำดับความสำคัญทั้งหมดนี้ไปประยุกต์ใช้กับการทำงานของคุณ เพื่อให้คุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ รู้ว่างานใดควรมาก่อน-หลัง มีวิธีการทำงานที่เป็นระเบียบแบบแผนและสามารถจัดระเบียบให้กับชีวิตของตัวคุณเองได้อีกด้วย